Polityka prywatności

Administrator danych i dane kontaktowe

1. Administratorem danych osobowych przetwarzanych w Serwisie — w zakresie opisanym w § 2 — jest MVM ventrue sp. z o.o. z siedzibą w , Komuny Paryskiej 23, 41-219 Sosnowiec, NIP 6443572112 (dalej: „FLAPP" lub „my").
2. W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych możesz skontaktować się z nami pod adresem e-mail hello@flapp.pl lub pisemnie na adres siedziby.
3. Pojęcia pisane wielką literą, niezdefiniowane w Polityce (m.in. „Firma", „Klient końcowy", „Konto", „Usługi"), mają znaczenie nadane im w Regulaminach Serwisu.

Role FLAPP i źródła pozyskania danych

1. FLAPP jako administrator. Jesteśmy administratorem danych: (a) Firm oraz osób działających w ich imieniu (dane Konta, dane rozliczeniowe, korespondencja), (b) Klientów końcowych — w zakresie danych niezbędnych do technicznej obsługi rezerwacji dokonywanych przez Serwis, utrzymania konta rezerwacyjnego i zapewnienia bezpieczeństwa Serwisu, (c) osób odwiedzających strony Serwisu oraz osób kontaktujących się z nami.
2. FLAPP jako podmiot przetwarzający. W zakresie, w jakim Firma prowadzi w Serwisie kalendarz wizyt i bazę swoich klientów, administratorem danych Klientów końcowych jest Firma, a FLAPP przetwarza te dane w jej imieniu — na podstawie Umowy powierzenia (DPA). W sprawach dotyczących tego przetwarzania właściwym punktem kontaktu jest Firma, u której umówiono wizytę.
3. Źródła danych (art. 14 RODO). Dane zbieramy przede wszystkim bezpośrednio od Ciebie. Dane Klienta końcowego możemy jednak otrzymać także od Firmy, która wprowadziła je do kalendarza (w zakresie: imię i nazwisko, numer telefonu, adres e-mail, szczegóły wizyty), a dane osób reprezentujących Firmy — z publicznych rejestrów (CEIDG, KRS).

Jakie dane przetwarzamy

1. Firmy: nazwa firmy i dane rejestrowe (NIP, adres), imię i nazwisko osoby zakładającej Konto, adres e-mail, numer telefonu, dane rozliczeniowe (w tym historia płatności), dane pracowników wprowadzone do grafiku (imię, stanowisko, godziny pracy).
2. Klienci końcowi: imię i nazwisko, numer telefonu, adres e-mail, historia i szczegóły rezerwacji (data, godzina, usługa, wybrany pracownik).
3. Osoby odwiedzające Serwis: dane techniczne — adres IP, identyfikatory plików cookies, typ urządzenia i przeglądarki, logi serwera.
4. Osoby kontaktujące się z nami: dane podane w korespondencji (imię, adres e-mail, treść wiadomości).
5. Serwis nie jest przeznaczony do przetwarzania szczególnych kategorii danych (art. 9 RODO) — prosimy nie podawać takich danych m.in. w polach uwag do rezerwacji.

Cele i podstawy prawne przetwarzania

Dane przetwarzamy w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:

1. Świadczenie Usług — założenie i obsługa Konta, obsługa rezerwacji online, wysyłka powiadomień o wizytach (e-mail/SMS), rozliczenia abonamentu — art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy lub działania przed jej zawarciem).
2. Obowiązki prawne — wystawianie i przechowywanie faktur, rozpatrywanie reklamacji, obowiązki podatkowe i rachunkowe — art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
3. Prawnie uzasadnione interesy — zapewnienie bezpieczeństwa Serwisu, zapobieganie nadużyciom, ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń, statystyka i rozwój Serwisu, marketing bezpośredni własnych usług, obsługa korespondencji — art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
4. Zgoda — wysyłka informacji handlowych drogą elektroniczną, stosowanie nieniezbędnych plików cookies — art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Zgodę możesz wycofać w każdej chwili, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

Odbiorcy danych

1. Dane możemy przekazywać podmiotom przetwarzającym je na nasze zlecenie i wyłącznie zgodnie z naszymi poleceniami: dostawcom usług hostingowych, poczty elektronicznej, bramek SMS, operatorom płatności, dostawcom narzędzi analitycznych oraz podmiotom świadczącym obsługę księgową i prawną.
2. Dane Klienta końcowego dokonującego rezerwacji udostępniamy Firmie, u której umówiono wizytę — Firma staje się ich odrębnym administratorem.
3. Dane mogą zostać udostępnione organom publicznym uprawnionym na podstawie przepisów prawa (np. sądom, organom ścigania), wyłącznie w zakresie wymaganym przez te przepisy.
4. Nie sprzedajemy danych osobowych ani nie udostępniamy ich podmiotom trzecim w ich własnych celach marketingowych.

Przekazywanie danych poza EOG

1. Dane przetwarzamy co do zasady na serwerach zlokalizowanych na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG).
2. Jeżeli korzystamy z dostawców przetwarzających dane poza EOG, przekazanie następuje wyłącznie z zapewnieniem odpowiedniego stopnia ochrony — na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (art. 45 RODO) lub standardowych klauzul umownych (art. 46 RODO), z uwzględnieniem środków uzupełniających, gdy jest to potrzebne.
3. Kopię stosowanych zabezpieczeń możesz uzyskać, kontaktując się z nami pod adresem wskazanym w § 1.

Okres przechowywania danych

1. Dane Konta — przez czas trwania umowy o świadczenie Usług, a po jej zakończeniu przez okres przedawnienia roszczeń wynikający z przepisów prawa.
2. Dane rozliczeniowe — przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi (co do zasady 5 lat od końca roku, w którym powstał obowiązek podatkowy).
3. Dane przetwarzane na podstawie zgody — do czasu jej wycofania.
4. Dane przetwarzane na podstawie uzasadnionego interesu — do czasu wniesienia skutecznego sprzeciwu lub ustania interesu; logi serwera przechowujemy nie dłużej niż 12 miesięcy.
5. Dane powierzone przez Firmy — zgodnie z zasadami określonymi w Umowie powierzenia (DPA), w tym z terminami usunięcia po zakończeniu umowy.
6. Usunięcie danych z kopii zapasowych następuje zgodnie z cyklem ich rotacji, nie później niż w terminie 90 dni.

Dobrowolność podania danych

1. Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do korzystania z Serwisu — bez danych oznaczonych jako wymagane nie założysz Konta ani nie dokonasz rezerwacji.
2. Podanie danych do celów marketingowych (np. zapis na newsletter) jest w pełni dobrowolne i nie warunkuje korzystania z Usług.
3. W zakresie danych rozliczeniowych obowiązek ich podania może wynikać z przepisów prawa podatkowego.

Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

1. Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały (art. 22 RODO).
2. Możemy wykorzystywać podstawowe profilowanie w celach analitycznych i statystycznych (np. dopasowanie treści Serwisu) — nie wywołuje ono skutków, o których mowa w ust. 1.

Pliki cookies i podobne technologie

1. Serwis korzysta z plików cookies — niewielkich plików tekstowych zapisywanych na Twoim urządzeniu.
2. Cookies niezbędne (sesja, uwierzytelnianie, bezpieczeństwo, zapamiętanie preferencji) stosujemy na podstawie naszego uzasadnionego interesu — są konieczne do prawidłowego działania Serwisu.
3. Cookies analityczne i marketingowe stosujemy wyłącznie za Twoją zgodą, wyrażoną poprzez baner cookies. Zgodę możesz w każdej chwili zmienić lub wycofać w ustawieniach prywatności Serwisu.
4. Cookies możesz też ograniczyć lub usunąć w ustawieniach przeglądarki — może to jednak wpłynąć na działanie niektórych funkcji Serwisu.
5. Szczegółowy wykaz stosowanych plików, ich cele i czas przechowywania opisuje Polityka cookies.

Bezpieczeństwo danych

1. Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, zgodnie z art. 32 RODO, w szczególności: szyfrowanie transmisji danych (TLS), szyfrowanie danych w spoczynku, kontrolę dostępu opartą na rolach, opcjonalne dwuetapowe logowanie, regularne kopie zapasowe oraz rejestrowanie zdarzeń w systemach.
2. Regularnie testujemy i oceniamy skuteczność stosowanych środków oraz dostosowujemy je do zmieniającego się ryzyka i stanu wiedzy technicznej.
3. Dostęp do danych mają wyłącznie osoby upoważnione, zobowiązane do zachowania poufności.

Zmiany Polityki i kontakt

1. Polityka może być aktualizowana, m.in. w razie zmian przepisów, funkcjonalności Serwisu lub listy dostawców. O istotnych zmianach poinformujemy poprzez Serwis lub e-mailem, z co najmniej 15-dniowym wyprzedzeniem.
2. Aktualna wersja Polityki jest zawsze dostępna w Serwisie w sposób umożliwiający jej pobranie, utrwalenie i wydrukowanie.
3. Pytania dotyczące Polityki i przetwarzania danych możesz kierować na adres hello@flapp.pl.